Administrative Coordinator

La mission

Notre client, une structure dynamique et en pleine expansion, recherche un talent pour occuper une fonction pivot au sein de ses opérations. En tant que Pilier Administratif et Opérationnel, vous serez l'interface clé entre les différentes fonctions internes (direction, finance, commerce, ressources humaines, informatique) et les partenaires externes.

Voici un aperçu des responsabilités essentielles qui vous seront confiées :

Gestion de l'environnement d'accueil : Vous assurerez la première impression de l'entreprise en gérant l'accueil physique des visiteurs et la communication téléphonique.
Logistique quotidienne des espaces : Cela inclut la supervision des commodités (approvisionnement en rafraîchissements, maintenance des équipements de cuisine) et la mise en place des salles de réunion.

Support administratif général : Prise en charge de la gestion d'agendas complexes et du traitement des correspondances électroniques.
Logistique des flux documentaires : Organisation et suivi des expéditions nationales et internationales.
Gestion des infrastructures et ressources matérielles : Supervision des accès (badges, clés), des espaces de stationnement et de l'approvisionnement en fournitures de bureau.
Maintenance et organisation des données : Suivi des équipements de bureau et gestion rigoureuse de l'archivage, tant physique que numérique.
Harmonisation des processus : Assurer la coordination des diverses tâches administratives.

Appui à la gestion financière : Tenue de la petite caisse.
Traitement des flux de facturation : Réception, vérification, numérisation et suivi du processus d'approbation des factures fournisseurs.
Surveillance des engagements financiers : Suivi des charges courantes, des contrats de location et des consommables.
Contribution à la liquidité : Assistance pour la trésorerie et les projections financières à court terme.
Gestion des moyens de paiement : Administration et suivi des cartes bancaires professionnelles.

Cycle de facturation : Préparation et suivi des échéances de facturation périodiques.
Opérations inter-entités : Gestion de la refacturation de services entre les différentes structures du groupe et actualisation des outils de suivi.

Assistance RH : Suivi des plannings (congés, absences, modalités de travail à distance) et des déplacements professionnels.
Formalités liées aux missions : Gestion administrative des ordres de mission et des contrats avec les prestataires externes.

Soutien aux affaires légales : Suivi des documents contractuels et autres pièces juridiques.
Organisation des instances dirigeantes : Préparation logistique et documentaire des réunions de gouvernance (Conseils d'Administration, Assemblées Générales).
Communication formelle : Rédaction de courriers et documents administratifs officiels.

Coordination technologique : Suivi administratif des plateformes logicielles et des solutions informatiques.
Gestion des accès et des données : Actualisation des bases de données des utilisateurs et des prestataires.
Interface technique : Collaboration étroite avec les équipes informatiques internes et les fournisseurs de services.

Profil recherché

Pour ce rôle clé au sein d'une entité en plein essor, notre client recherche un profil doté des aptitudes suivantes :

Expertises et savoir-faire requis :

Une solide maîtrise des pratiques d'administration générale et de la gestion de bureau.
Une compréhension approfondie des mécanismes comptables fondamentaux (processus de facturation, suivi des créances, gestion de la trésorerie et des encaissements).
Une parfaite aisance avec les outils bureautiques standards.
La capacité à mener de front plusieurs missions, avec une grande rigueur et une excellente priorisation.
Des compétences organisationnelles et relationnelles de haut niveau.
Une autonomie avérée, une discrétion absolue et un sens aigu de la confidentialité.
Une maîtrise irréprochable du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit (niveau C1 exigé).

Qualités personnelles et interpersonnelles :

Une grande faculté d'adaptation aux divers contextes.
Un excellent sens du contact et une orientation client affirmée.
La capacité à gérer efficacement les situations de stress.
Des aptitudes remarquables en communication et un esprit d'équipe prononcé.
Une organisation méthodique et rigoureuse.
Une flexibilité, une polyvalence et une curiosité intellectuelle appréciées.

Compétences et expériences demandées

Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire (administration, assistanat, office management ou support comptable).
Maîtrise des processus comptables tels que facturation, suivi des factures, gestion de trésorerie et caisses.
Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et multitâche.
Maîtrise courante du français et de l'anglais (niveau C1).
Aisance avec les outils bureautiques (MS Office)

L’entreprise

Notre client est une entité de premier plan, spécialisée dans le négoce international de matières premières issues de l'agro-industrie. Cette structure, rattachée à un groupe d'envergure mondiale, se positionne comme un fournisseur de solutions sur mesure pour les acteurs du secteur, avec une expertise particulière dans la gestion et l'optimisation d'actifs liés à la production végétale à grande échelle.

Depuis son implantation stratégique en Europe continentale, l'entreprise pilote un développement international soutenu, en plaçant la rigueur qualitative et l'esprit d'innovation au cœur de sa démarche.

Lieu(x) de travail possible(s)

Fribourg, Switzerland

Expérience requise

5 an(s)

Formation requise

Certificat fédéral de capacité

Langues requises

Français / Anglais