Secrétaire Agence Travaux (expérience BTP impérative)

La mission

Pour le compte d'un acteur dynamique et reconnu dans son domaine, notre client recherche un talent pour un poste clé. Directement rattaché(e) à la direction d'une entité opérationnelle, vous prendrez en charge un éventail de responsabilités administratives et de support, essentielles au bon fonctionnement de l'activité.

Vos missions principales s'articuleront autour de plusieurs axes :

Support Administratif et Logistique

Apporter un soutien administratif stratégique à la direction de l'unité.
Gérer la documentation technique des projets de construction.
Centraliser et orienter les communications clients (demandes, retours) vers les équipes concernées.
Organiser la circulation et l'archivage numérique des pièces maîtresses des projets (CR MOE, SPS, BC, Plans).
Assurer la gestion des communications téléphoniques entrantes.
Superviser les aspects administratifs des comptes prorata et initier les demandes de financement associées.
Rédiger les Plans Particuliers de Sécurité et de Protection de la Santé (PPSPS) en accord avec les Plans Généraux de Coordination (PGC) et les directives des chefs de projet.
Constituer et transmettre les dossiers d'approbation des partenaires sous-traitants, incluant la vérification des pièces contractuelles (DC4, contrats).
Maintenir à jour les outils de suivi des engagements avec les sous-traitants.
Compiler les Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE).
Coordonner les démarches pour les raccordements provisoires (eau, électricité) sur les sites d'intervention.

Gestion Comptable

Assurer le suivi et la validation des états d'avancement des travaux.
Gérer le flux des factures fournisseurs (réception, classement, transmission au service comptable pour enregistrement).
Participer activement à la prévention des retards de paiement clients.
Monitorer les requêtes de paiements directs.

Administration du Personnel

Contrôler les relevés d'heures du personnel opérationnel pour transmission aux services RH.
Coordonner les besoins en personnel temporaire avec les agences d'intérim, en lien avec les responsables de projet.
Centraliser et acheminer les documents administratifs du personnel (absences, congés) vers le siège.
Organiser la distribution des équipements de protection individuelle et du matériel.

Profil recherché

Le profil recherché se distingue par une grande rigueur, un sens aigu de l'organisation, une autonomie affirmée et une capacité à réagir efficacement.
Un cursus de formation validé, de niveau Bac+2 minimum, dans les domaines de l'administration ou de la gestion est attendu.
Une expérience professionnelle significative et indispensable au sein de l'industrie du Bâtiment et des Travaux Publics est exigée.
Une compréhension et une maîtrise approfondies des cadres réglementaires et des processus inhérents aux marchés, qu'ils soient publics ou privés, sont primordiales.
Une parfaite aisance avec les outils bureautiques standards, notamment les logiciels de tableur, de traitement de texte et de messagerie électronique, est requise.

Compétences et expériences demandées

Diplôme Bac + 2/3
Expérience d'au moins 3 ans dans un poste similaire
Connaissances des appels d'offres publics dans le domaine du Bâtiment
Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe

L’entreprise

Notre client, un acteur reconnu dans le domaine de l'enveloppe du bâtiment, se distingue par son expertise en étanchéité, en systèmes de bardage et en solutions de rénovation énergétique. Il propose des approches innovantes pour l'isolation thermique par l'extérieur (ITE) et l'habillage de façades, destinées aux bâtiments et ensembles architecturaux variés.

Fort d'une histoire de près de quatre décennies, cette PME dynamique opère sur un vaste territoire du nord de la France. Elle affiche une activité économique solide, avec un chiffre d'affaires de plusieurs millions d'euros, et s'appuie sur une équipe d'une soixantaine de professionnels qualifiés.

Animée par une vision stratégique ambitieuse, l'entreprise vise à doubler son envergure au cours des cinq prochaines années, consolidant ainsi sa position de leader sur son marché.

Lieu(x) de travail possible(s)

Valenciennes, France

Expérience requise

3 an(s)

Formation requise

BTS / DUT

Compétences demandées

marchés publics / excel (microsoft excel) / Formules Excel