Coordinateur/trice européen(ne) chargé(e) de la gestion des installations et des archives

La mission

Dans le cadre d'une structuration de ses activités sur le périmètre européen, un groupe international de premier plan recherche un(e) Responsable des Opérations et de la Gouvernance Documentaire. Ce rôle stratégique a pour vocation de créer des synergies transversales et d'assurer une cohérence opérationnelle entre les différentes filiales du continent.

Le titulaire du poste sera le garant de l'efficacité des infrastructures, de la maîtrise des coûts et de l'harmonisation des standards de service. Il interviendra sur des projets d'aménagement d'espaces de travail, le pilotage de la flotte automobile et la mise en place d'une architecture centralisée pour la conservation des actifs documentaires et juridiques.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

1. Pilotage et Gouvernance Transfrontalière

• Agir en tant que pivot central entre les directions de sites, les référents locaux et les fonctions supports du siège.
• Standardiser les politiques opérationnelles liées aux services généraux, à la gestion de flotte et à l'archivage pour garantir une unité de pratique.
• Instaurer des rituels de reporting et des canaux d'échange structurés pour favoriser le partage des meilleures pratiques à l'échelle européenne.

2. Optimisation des Services Généraux et Infrastructures

• Superviser les projets de restructuration ou d'extension immobilière en minimisant l'impact sur la continuité de service.
• Définir et suivre les indicateurs de performance (KPI) ainsi que les niveaux de service (SLA) attendus sur chaque site.
• Piloter les relations avec les prestataires externes, mener les négociations contractuelles et exploiter les leviers d'achat du groupe.
• Participer à la construction budgétaire et identifier des leviers d'efficience opérationnelle.
• Conduire des audits de performance et de conformité pour assurer l'adéquation des installations avec les standards du groupe.

3. Gestion de la Flotte Automobile

• Superviser la stratégie de mobilité du groupe en lien avec les départements RH et Achats.
• Gérer les partenariats avec les loueurs, les constructeurs et les assureurs.
• Déployer une politique de véhicule harmonisée, intégrant les contraintes fiscales locales et les objectifs de transition énergétique.
• Suivre le coût total de possession (TCO) et piloter le déploiement de solutions de mobilité durable (électrification).

4. Gouvernance Documentaire et Conformité

• Centraliser la gestion des archives juridiques et corporate en collaboration avec les services compétents.
• Établir des protocoles de classification et de conservation conformes aux exigences réglementaires.
• Assurer le support nécessaire lors des audits et garantir la pérennité des données sensibles.

5. Responsabilité Environnementale et Sécurité

• Superviser la gestion des ressources (énergie, fluides, déchets) et piloter des initiatives de réduction de l'empreinte environnementale.
• Veiller au respect strict des normes de santé et sécurité au travail lors de toute intervention sur site.
• Réaliser des évaluations des risques et déployer des mesures préventives uniformisées.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et Expérience

• Formation supérieure (Bac+3 minimum) en gestion des services, management des organisations ou domaine équivalent.
• Expérience confirmée (5 ans minimum) dans le pilotage de services généraux au sein d'environnements multisites et internationaux.

Compétences Clés

• Maîtrise des réglementations liées aux infrastructures et aux normes environnementales.
• Capacité démontrée à gérer des budgets complexes et à analyser la rentabilité des processus.
• Excellentes aptitudes en négociation et en communication interculturelle.
• Maîtrise courante de l'anglais ; la pratique d'une autre langue européenne est un atout significatif.
• Autonomie, rigueur et capacité à évoluer dans une structure matricielle.
• La connaissance des référentiels de management de la qualité, de l'environnement et de la sécurité (ISO) est fortement appréciée.

Conditions

• Poste impliquant des déplacements réguliers sur les sites européens.

Profil recherché

Le profil recherché :

• Une expertise confirmée de cinq années minimum dans le pilotage opérationnel de sites, idéalement acquise au sein de structures à rayonnement continental.
• Une maîtrise éprouvée de la coordination de partenaires externes et de la conduite de chantiers complexes (réorganisation d'espaces, maintenance préventive et curative, transferts de bureaux).
• Une appétence marquée pour le contrôle de gestion opérationnel et la supervision de parcs de véhicules professionnels.

Compétences et posture :

• Capacité à fédérer des parties prenantes variées à travers plusieurs pays, en s'appuyant sur une influence naturelle plutôt que sur une autorité hiérarchique directe.
• Rigueur méthodologique, sens aigu de la négociation commerciale et autonomie décisionnelle.
• Maîtrise impérative de l'anglais pour interagir avec des équipes multiculturelles.
• Disponibilité pour des missions de terrain régulières au sein des différentes implantations européennes du groupe.

Compétences et expériences demandées

• Le candidat doit impérativement parler anglais

L’entreprise

Un acteur industriel de premier plan, reconnu à l'échelle internationale pour son expertise dans la conception d'équipements de précision destinés aux environnements scientifiques, recherche ses futurs talents. Cette organisation se distingue par son savoir-faire historique dans le développement d'instruments de mesure et de systèmes automatisés dédiés à la préparation et à la purification d'échantillons complexes.

Au cœur de son activité, ce groupe développe des solutions technologiques avancées qui équipent les laboratoires les plus exigeants. Son catalogue, qui fait référence dans le secteur, intègre des dispositifs de manipulation de fluides ainsi que des plateformes analytiques sophistiquées, permettant d'optimiser les flux de travail dans des domaines de recherche variés.

L'ADN de cette structure repose sur trois piliers fondamentaux :

• L'excellence technique : Une quête permanente d'innovation pour répondre aux standards de fiabilité les plus stricts.
• L'ergonomie opérationnelle : Une attention particulière portée à la modularité et à la simplicité d'usage des systèmes, afin de faciliter le quotidien des chercheurs.
• La durabilité : Une conception robuste visant à garantir la pérennité des investissements technologiques au sein des infrastructures de recherche mondiales.

En intégrant cet environnement, le candidat aura l'opportunité de contribuer à l'évolution d'outils essentiels à la découverte scientifique, au sein d'une entité qui place la performance et la précision au centre de sa stratégie de développement.

Lieu(x) de travail possible(s)

• Villiers-le-Bel, France

Expérience requise

5 an(s)

Formation requise

Compétences demandées

facility management / gestion de flotte / environnement / Maintenance De Flotte / Ethique Environnementale / Problématique Environnementale / Intelligence Environnementale / Évaluation Environnementale De Site Phase I

Langues requises

Français / Anglais